Sicherheit & Datenschutz bei Portier
Portier beantwortet Gästefragen für Hotels — und wurde von Beginn an mit Blick auf Datenschutz und Mandantentrennung entwickelt. Diese Seite fasst die wichtigsten technischen und organisatorischen Maßnahmen für Hoteliers und deren Datenschutzbeauftragte zusammen.
Säulen unserer DSGVO-Konformität
EU-Hosting (Frankfurt)
Server, Datenbank, Bild-Speicher und KI-Modelle liegen ausschließlich in der EU (Frankfurt und Paris). Gästefragen verlassen die EU nicht.
Fly.io Region fra · Wasabi EU-Central · PostgreSQL EU
Verschlüsselung
Verbindungen ausschließlich über TLS 1.2+. Datenbank und Bild-Speicher sind serverseitig verschlüsselt (AES-256). Passwörter werden nie im Klartext gespeichert (Clerk verwaltet Auth).
TLS 1.2+ · AES-256 at rest · Token-basierte Auth
AVV nach Art. 28 DSGVO
Vollständiger Auftragsverarbeitungsvertrag liegt zur Einsicht bereit und gilt bei Vertragsabschluss automatisch. Unterzeichnete PDF-Version auf Anfrage.
Inklusive TOM-Beschreibung & Subprozessor-Liste
Löschrecht (Art. 17)
Nutzerkonten werden im Self-Service gelöscht (E-Mail-Bestätigung → Löschung von Profil, Login und Benachrichtigungen). Hoteldaten gehören der Organisation des Hotels und werden auf Anfrage vollständig entfernt: Wissensbasis, Gesprächsprotokolle, Website-Inhalte und Bilder.
Gesprächsprotokolle werden zudem automatisch nach 365 Tagen gelöscht
Audit-Log
Sicherheitsrelevante Konto-Aktionen werden protokolliert. Jede KI-Antwort speichert, welche Wissensbasis-Einträge ihr zugrunde lagen — so bleibt nachvollziehbar, warum der Concierge etwas gesagt hat.
Append-only · Aufbewahrung gemäß gesetzlicher Anforderungen
Datenexport
Wissensbasis und Gesprächsprotokolle eines Hotels stellen wir auf Anfrage als maschinenlesbaren Export (JSON/CSV) bereit — vor einer Kündigung oder jederzeit zwischendurch.
Anfrage per E-Mail an den Support · Bereitstellung innerhalb von 14 Tagen
Was bedeutet das konkret für Ihr Hotel-Team?
Ein Hotel ist eine eigene Organisation mit eigenen Mitgliedern. Für den Zugriff gilt:
Nur Mitglieder der Hotel-Organisation sehen Wissensbasis, Gespräche und Einstellungen des Hotels.
Rollen (Admin / Mitglied) werden im Login-Dienst verwaltet und können jederzeit entzogen werden.
Jede Datenbankabfrage ist auf das Hotel gefiltert; Row-Level-Security verhindert Zugriffe über Mandantengrenzen hinweg.
Der öffentliche Widget-Schlüssel erlaubt nur das Stellen von Fragen — und nur von den freigegebenen Domains des Hotels.
Gäste bleiben anonym: keine Konten, keine Profile, automatische Löschung der Gespräche nach 365 Tagen.
Eingesetzte Subprozessoren
Vollständige Liste mit Adressen und Vertragsdetails: /subprocessors
| Anbieter | Zweck | Standort | Transfermechanismus |
|---|---|---|---|
| Clerk Inc. | Authentifizierung, Login, Session-Verwaltung | USA (DPF-zertifiziert) | EU-US Data Privacy Framework + SCC |
| Stripe Payments Europe Ltd. | Zahlungsabwicklung, Abonnements, Rechnungen | Irland (EU) | EU-Vertragspartei |
| Wasabi Technologies | Bild-Speicher für die Hotel-Website | EU (Frankfurt) | SCC (EU-Bucket) |
| Fly.io | Anwendungs-Hosting, Datenbank | Frankfurt (EU) | SCC |
| Scaleway SAS | KI-Antwortgenerierung für Gästefragen (Open-Source-Modelle, kein Training) | Paris (EU) | EU-Vertragspartei (AVV) |
| Resend, Inc. | Transaktions-E-Mails (Eskalationen, Kontohinweise) | USA | SCC |
| Sentry | Fehler-Monitoring (technische Stabilität) | EU-Region (DE-Ingest) | SCC + PII-Filter |
Betroffenenrechte — Artikel-Mapping
So setzt Portier die einzelnen Rechte der DSGVO technisch um:
| Artikel | Recht | Umsetzung in Portier |
|---|---|---|
| Art. 15 | Auskunftsrecht | Export von Wissensbasis und Gesprächsprotokollen auf Anfrage (JSON/CSV) |
| Art. 16 | Berichtigung | Profil- und Metadaten direkt in der App editierbar |
| Art. 17 | Löschung | Self-Service Konto-Löschung; Hoteldaten auf Anfrage vollständig gelöscht; Gespräche automatisch nach 365 Tagen |
| Art. 18 | Einschränkung | Konto pausierbar; Daten bleiben bestehen, kein Zugriff Dritter |
| Art. 20 | Datenübertragbarkeit | Maschinenlesbarer Export (JSON/CSV) auf Anfrage |
| Art. 21 | Widerspruch | Marketing-E-Mails einzeln abbestellbar; kein Tracking ohne Einwilligung |
| Art. 28 | Auftragsverarbeitung | AVV verfügbar, gilt automatisch bei Vertragsabschluss |
| Art. 32 | Sicherheit der Verarbeitung | TLS, AES-256, Rate-Limiting, Audit-Log, getrennte Tenants (per User-ID) |
| Art. 33/34 | Meldung von Verletzungen | Benachrichtigung an Verantwortliche innerhalb 72h nach Kenntnisnahme |
Häufige Fragen
Wo liegen die Daten unseres Hotels und unserer Gäste?+
Vollständig in der EU: Anwendung, Datenbank und Bild-Speicher laufen in Frankfurt, die KI-Modelle bei Scaleway in Paris — Open-Source-Modelle, keine Speicherung der Anfragen, kein Training. Einzige US-Anbieter sind der Login-Dienst Clerk (EU-US DPF) und der E-Mail-Versand; Gästefragen erreichen beide nicht. Zahlungen über Stripe Ireland (EU).
Was geben Gäste im Chat preis?+
Nur, was sie freiwillig tippen. Gäste brauchen kein Konto und werden nicht identifiziert; Gespräche werden dem Hotel zugeordnet und nach 365 Tagen automatisch gelöscht. Das Widget weist darauf hin, keine sensiblen Daten einzugeben.
Wer hat Zugriff auf die Daten unseres Hotels?+
Nur Mitglieder Ihrer Hotel-Organisation (Rollen über den Login-Dienst). Jedes Hotel ist ein eigener Mandant — technisch durch Filter in jeder Abfrage und zusätzlich durch Row-Level-Security in der Datenbank getrennt. Support-Zugriffe erfolgen nur auf Anfrage und werden protokolliert.
Was passiert mit den Daten nach Vertragsende?+
Auf Wunsch erhalten Sie vorab einen Export von Wissensbasis und Gesprächsprotokollen. Danach werden alle Hoteldaten gelöscht; Abrechnungsdaten bleiben für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist erhalten.
Kann ich eine unterzeichnete AVV-PDF erhalten?+
Ja. Der Standard-AVV ist online einsehbar und gilt automatisch bei Vertragsabschluss. Eine unterzeichnete PDF-Fassung senden wir auf Anfrage per E-Mail.
Rechtliche Dokumente
Datenschutzerklärung
Vollständige Information nach Art. 13/14 DSGVO
Auftragsverarbeitungsvertrag
Standard-AVV nach Art. 28 DSGVO
AVV als PDF
Direkter Download — unterzeichnete Fassung auf Anfrage
Unterauftragsverarbeiter
Liste aller eingesetzten Subprozessoren
Cookie-Information
ePrivacy-Richtlinie + DSGVO konform
AGB
Allgemeine Geschäftsbedingungen
Impressum
Anbieter-Identifikation
Sie wollen mehr Details?
Wir stellen auf Anfrage gerne folgende Unterlagen zur Verfügung: unterzeichnete AVV-Fassung, ausführliche TOM-Beschreibung (Technische und Organisatorische Maßnahmen) sowie individuelle Datenschutz-Gespräche mit Ihrem internen Datenschutzteam.
Stand: August 2026 · Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung. Bei rechtlich verbindlichen Fragen wenden Sie sich an einen Rechtsanwalt oder Datenschutzbeauftragten.